Povinný zápis rodného čísla alebo čísla občianskeho preukazu do obchodného registra bude bezplatný

Kto a dokedy má povinnosť zapísať rodné číslo či číslo občianskeho preukazu do obchodného registra? Aký je poplatok a čo mení novela zákona o obchodnom registri?

Povinnosť zapísať do obchodného registra niektoré osobné údaje spoločníkov alebo konateľov obchodných spoločností (meno, priezvisko či bydlisko) sa 1. 10. 2020 rozšírila o nutnosť nahlásiť aj ďalšie údaje, ako napr. rodné číslo alebo iný identifikačný údaj (číslo občianskeho preukazu či pasu). Novela Obchodného zákonníka účinná od toho dňa taktiež stanovila termín, do kedy si treba povinnosť splniť, pričom platí, že za zápis treba uhradiť poplatok – to sa však bude meniť novelou zákona o obchodnom registri, ktorá bola schválená v NRSR dňa 19. októbra 2021. V článku približujeme podrobnosti (aktualizované po tejto novele), no je podstatné povedať, že uvedené informácie sa týkajú len spoločností založených pred 1. októbrom 2020. Novovzniknuté obchodné spoločnosti (zapísané od 1. 10. 2020) si túto povinnosť splnia pri svojom prvozápise do obchodného registra. 

Povinnosť doplniť (zapísať) identifikačné údaje do obchodného registra do 30. 9. 2022

Novela Obchodného zákonníka účinná od 1. októbra 2020 priniesla zmenu zákona č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri, v zmysle ktorej obchodné spoločnosti zapísané do obchodného registra pred týmto dátumom musia zabezpečiť (podať návrh na) zápis identifikačných údajov fyzickej osoby, t. j. rodného čísla alebo iného identifikačného údaju, ak rodné číslo nebolo pridelené (napr. čísla občianskeho preukazu, pasu alebo pobytového preukazu pri cudzincoch).

Konkrétne ide o identifikačné údaje týkajúce sa:

• spoločníkov (vrátane akcionárov),
• štatutárnych orgánov (konateľov) alebo členov štatutárnych orgánov,
• vedúcich organizačných zložiek podnikov,
• prokuristov,
• členov dozorného orgánu,
• likvidátorov,
• správcov na výkon nútenej správy a ich zástupcov,
• vedúcich podnikov alebo organizačných zložiek podnikov zahraničných právnických osôb.

Vyššie spomínaná novela účinná od 1. októbra 2020 určila termín na povinný zápis týchto identifikačných údajov do 30. 9. 2022. To znamená, že povinnosť tohto zápisu je potrebné splniť najneskôr do konca septembra 2022. Ak ale bude spoločnosť podávať po 30. 9. 2021 návrh na zápis akejkoľvek zmeny do obchodného registra  (napr. návrh na zápis zmeny obchodného mena, sídla) bude povinná súčasne s týmto návrhom doplniť aj spomínané identifikačné údaje (napr. rodné čísla spoločníkov). Zákon o obchodnom registri konkrétne ustanovuje, že fyzické osoby oprávnené konať v mene zapísanej spoločnosti (konatelia), ktorá nemá v obchodnom registri zapísané všetky vyššie uvedené identifikačné údaje, majú povinnosť zosúladiť zapísané údaje (t. j. doplniť identifikačné údaje) spolu s podaním najbližšieho návrhu na zápis zmeny zapísaných údajov po septembri 2021, najneskôr však do konca septembra 2022. Možné je ale aj podanie samostatného návrhu iba na zápis identifikačných údajov (bez zmeny už zapísaných údajov) najneskôr tiež do konca septembra 2022.

Ako postupovať pri podaní návrhu na zápis identifikačných údajov do obchodného registra

Návrh na zápis identifikačných údajov sa rovnako ako návrh na zápis zmeny zapísaných údajov podáva výlučne elektronicky, cez elektronickú službu na portáli www.slovensko.sk, príslušnému registrovému súdu prostredníctvom elektronického formulára (označeného ako návrh na zápis zmeny zapísaných údajov do obchodného registra). Tento je zverejnený na webovej stránke Ministerstva spravodlivosti SR. Na návrh podaný inou formou nebude registrový súd prihliadať.

Spolu s návrhom treba podať aj listiny v elektronickej forme (prílohy), ktoré osvedčujú zapisované údaje (napr. kópiu rodného listu), inak registrový súd na návrh nebude prihliadať. Návrh a jeho prílohy musia byť podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom. 

Prečítajte si tiež

Čestné vyhlásenie týkajúce sa zápisu identifikačných údajov do OR SR

V prípade, že sa po 30. 9. 2021 s najbližším návrhom na zápis zmeny zapísaných údajov (napr. s návrhom na zápis zmeny sídla s.r.o.) súčasne nedoplnia uvedené identifikačné údaje (napr. doplnenie rodných čísiel spoločníkov s.r.o.), registrový súd na takýto návrh nebude prihliadať s tým, že najprv vyzve navrhovateľa na doplnenie chýbajúcich údajov v lehote 15 dní s poučením o následkoch neodstránenia nedostatkov. Ak tak spoločnosť v ustanovenej lehote neurobí (nedoplní svoj návrh o identifikačné údaje), na jej návrh na zápis zmeny zapísaných údajov súd nebude vôbec prihliadať a konanie sa bude považovať za zastavené, t. j. registrový súd nezapíše zmenu údajov (napr. sídla).  
Povinnosť zápisu môže byť realizovaná samostatne podnikateľom alebo s pomocou splnomocneného zástupcu (napr. advokáta).

Podanie návrhu na zápis identifikačných údajov do obchodného registra je spoplatnené 

Kým zápis skutočných užívateľov výhod, ktorý museli podnikatelia absolvovať do konca roka 2019, bol bezplatný, za zápis identifikačných údajov musia zaplatiť súdny poplatok.

Sadzobník súdnych poplatkov (položka 17 písm. c), ktorý tvorí prílohu zákona č. 71/1992 Z. z.  o súdnych poplatkoch a poplatku za výpis z registra trestov v aktuálnom znení (do 1. 12. 2021) ustanovuje súdny poplatok vo výške 33 eur za podanie návrhu na zápis zmeny alebo na doplnenie akéhokoľvek počtu údajov týkajúcich sa jednej zapísanej spoločnosti (okrem zmeny alebo doplnenia údajov v názve obce, v poštovom smerovacom čísle, v názve ulice).

To znamená, že momentálne (do 1. 12. 2021) treba po podaní elektronického návrhu na zápis zmeny zapísaných údajov do obchodného registra (spolu so zápisom identifikačných údajov) alebo po podaní samotného návrhu iba na zápis identifikačných údajov, uhradiť na základe výzvy zaslanej do elektronickej schránky navrhovateľa uhradiť súdny poplatok vo výške 33 eur. Schválené však boli zmeny.

Automatické doplnenie identifikačných údajov do obchodného registra od 1. 12. 2021 do 31. 5. 2022

NR SR schválila novelu zákona o obchodnom registri, ktorou sa súčasne mení aj zákon o súdnych poplatkoch. Cieľom tejto novely je zníženie administratívnej záťaže a zavedenie mechanizmu automatického doplnenia identifikačných údajov do obchodného registra tak, aby sa pre zapísané spoločnosti v čo najväčšom možnom rozsahu eliminovala povinnosť podať návrh na zápis týchto údajov. Účinnosť tejto novely je od 1. 12. 2021.

Ministerstvo spravodlivosti SR, ako správca informačného systému obchodného registra, bude za súčinnosti registrových súdov (ak to bude možné) do obchodného registra automaticky dopĺňať identifikačné údaje o spoločníkoch, štatutárnych orgánoch alebo členoch štatutárnych orgánov, právnických osôb vedúcich organizačných zložiek podnikov, prokuristoch, členoch dozorného orgánu právnických osôb, likvidátoroch, správcoch na výkon nútenej správy a ich zástupcoch a vedúcich podnikov alebo organizačných zložiek podnikov zahraničných právnických osôb.

Takéto automatické doplnenie identifikačných údajov sa však zrealizuje iba vtedy, ak o totožnosti osoby nebude žiadna pochybnosť. Po jeho vykonaní zašle registrový súd zapísanej spoločnosti do jej elektronickej schránky oznámenie o doplnení identifikačných údajov spolu s výpisom z obchodného registra. Ak ale registrový súd takéto oznámenie nezašle do 31. 5. 2022, potom platí, že automatické doplnenie identifikačných údajov nebolo možné vykonať. V takom prípade musí zapísaná spoločnosť po tomto dátume (po 31. 5. 2021), splniť povinnosť zápisu (doplnenia) identifikačných údajov do obchodného registra, a to podaním samostatného návrhu na zápis, ktorým firma doplní výlučne identifikačné údaje (rodné číslo, číslo občianskeho preukazu atď.). Avšak zákonnú povinnosť doplnenia identifikačných údajov si zapísaná spoločnosť môže splniť podaním tohto samostatného návrhu už aj skôr, konkrétne od účinnosti novely (od 1. 12. 2021). Návrh na zápis sa nebude realizovať prostredníctvom nového formulára, ale použije sa zmenový formulár na zápis údajov do obchodného registra. 

Podanie samostatného návrhu na zápis identifikačných údajov do obchodného registra bude od 1. 12. 2021 bezplatné

Novela účinná od 1. 12. 2021 teda zavádza možnosť podania samostatného návrhu na zápis týkajúceho sa výlučne doplnenia identifikačných údajov s tým, že tento návrh bude bezplatný (t. j. bez úhrady súdneho poplatku 33 eur). Čiže, v uvedenom prípade bude poplatok 33 eur za zápis rodných čísel spoločníkov či štatutárov firiem do obchodného registra od 1. 12. 2021 zrušený.

Odporúčanie: Zatiaľ je vhodnejšie nepodávať samostatný návrh na zápis identifikačných údajov do obchodného registra, pretože ešte je aktuálne (do 1. 12. 2021) spoplatnený sumou 33 eur. Oplatí sa buď vykonať tento zápis spolu s inými zmenami (spolu s návrhom na zápis zmeny zapísaných údajov, za ktorý sa vždy platí poplatok 33 eur), alebo počkať, kým bude zápis iba identifikačných údajov do obchodného registra bez poplatku (po 1.12. 2021).  

Aká je sankcia za nesplnenie povinnosti zapísania identifikačných údajov do obchodného registra?

Väčšina podnikateľov musí do konca septembra 2022 zapísať do obchodného registra rodné čísla alebo čísla občianskeho preukazu spoločníkov či konateľov. Ak si povinnosť nesplnia, osobe oprávnenej konať za spoločnosť (napr. štatutárovi/konateľovi) hrozí pokuta do výšky 3 310 eur. 

Povinný zápis identifikačných údajov do obchodného registra: zhrnutie

Obchodné spoločnosti zapísané do obchodného registra pred 1. 10. 2020

Majú povinnosť zapísať do obchodného registra identifikačné údaje spoločníkov alebo konateľov (rodné čísla alebo čísla občianskeho preukazu či iné identifikátory) najneskôr do 30. 9. 2022.

Ak spoločnosť nebude meniť zapísané údaje v obchodnom registri (nebude podávať návrh na zápis zmeny zapísaných údajov, napr. na zmenu sídla) v období do 30. 9. 2022, musí podať samostatný návrh na zápis identifikačných údajov (prostredníctvom formulára - návrh na zápis zmeny zapísaných údajov do obchodného registra; v zmysle novely Obchodného zákonníka účinnej od 1. októbra 2020) alebo môže počkať do 31. 5. 2022, či tieto údaje nebudú automaticky doplnené Ministerstvom spravodlivosti SR (v zmysle novely zákona o obchodnom registri účinnej od 1. decembra 2021). Ak samostatný návrh na zápis identifikačných údajov podá po 1. 12. 2021, nemusí hradiť poplatok. 

Pokiaľ spoločnosť bude meniť zapísané údaje v obchodnom registri (bude podávať návrh na zápis zmeny zapísaných údajov, napr. na zmenu sídla) v období po 30. 9. 2021 do 30. 9. 2022, musí podať registrovému súdu návrh na zápis zmeny zapísaných údajov do obchodného registra (prostredníctvom formulára), v ktorom súčasne musí doplniť aj identifikačné údaje. Ak v návrhu identifikačné údaje nedoplní (napr. požiada len o zmenu sídla), registrový súd ju vyzve na ich doplnenie do 15 dní. Ak údaje doplní, súd ich zapíše do obchodného registra, ak ich naopak v určenej lehote nedoplní, súd na návrh neprihliadne (nezapíše ani zmenu sídla). Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov spolu s návrhom na doplnenie identifikačných údajov je spoplatnený 33 eur. 

Obchodné spoločnosti zapísané do obchodného registra po 1. 10. 2020

Vyššie uvedenú povinnosť nemajú, splnia si ju pri svojom prvozápise do obchodného registra. 

Stručný prehľad jednotlivých možností podania návrhu na zápis identifikačných údajov s uvedením výšky poplatku

Postup na doplnenie identifikačných údajov do Obchodného registra (videonávod)