Jaké chyby nejčastěji zaměstnavatelé v oblasti plánování pracovních sil dělají, shrnuje poradenská společnost Déhora, která pro své klienty ve směnném provozu hledá optimální řešení vyhovující zaměstnavateli i zaměstnancům.

1. Neznalost problematiky
Špatný postup při rozvrhu směn mívá negativní dopad na produktivitu, kvalitu, zdraví a sociální život zaměstnanců. Nelze však firmám vytýkat neznalost nebo chyby, které v rámci organizace pracovní doby či směn dělají. V České republice není příliš příležitostí, jak potřebné informace o logistice lidských zdrojů do firem dostat. Neexistuje dostupná literatura, akreditované kurzy ani programy, které by do této problematiky zaměstnavatele zasvětily. Řešením může proto být využití poradenské firmy, která se plánováním pracovní doby v podnicích zabývá a poradí, jak správně při plánování směn postupovat.

2. Nejasná odpovědnost
V 99 procentech firem v České republice neexistuje oficiální pozice plánovače a organizátora pracovních sil. Nejčastěji jsou za organizování lidských zdrojů v podnicích odpovědní mistři nebo vedoucí týmů, kteří tuto činnost vykonávají v rámci své práce. Nejsou to tedy specialisté, kteří by při plánování směn zohlednili potřeby zaměstnanců a další faktory, ale řídí se primárně potřebami firmy. Přitom najmutí plánovače, což může být i externista, který dokáže efektivně rozdělit směny tak, aby splnil cíle stanovené firmou i osobní potřeby pracujících, může firmu zbavit chaosu, nespokojenosti zaměstnanců a zbytečných finančních ztrát.

3. Nerozlišování mezi taktickou a operativní úrovní
Řízení pracovních sil má dva rozměry, taktický a operativní. V rámci taktické části je nutné stanovit potřebný počet pracovníků na směnu a jejich kvalifikaci a současně vytvořit rozpis těchto směn. Operativní část v sobě zahrnuje možnost flexibilních úprav, které reagují na odchylky od plánu, tedy na skutečný stav, který během dne nastane. Tyto dvě úrovně nelze od sebe odtrhnout a současně ani nelze vykonávat jen jednu bez druhé. Pouze tak lze dosáhnout efektivního řízení a organizování jednoho z nejdůležitějších a nejkomplikovanějších výrobních zdrojů, kterými jsou zaměstnanci.

4. Neúmyslné porušování zákoníku práce
Zodpovědnost za organizování směn zaměstnanců nesou nejčastěji mistři nebo vedoucí týmů. Lidé na těchto pozicích nejsou znalci zákoníku práce a mnohdy je na ně ze strany nadřízených navíc vyvíjen tlak, aby zajistili požadovaný výkon svého týmu, a to i za cenu porušení zákonných předpisů. Proto k nedodržování zákoníku práce dochází celkem pravidelně a většinou neúmyslně. Firmy tak někdy hřeší na to, že zaměstnanci mají strach se bránit anebo vůbec netuší, že k porušování zákona dochází.

5. Spoléhání na software
Firmy mají často představu, že případný problém nebo efektivitu organizování pracovních sil vyřeší koupí a instalací specifického softwaru. Velice často navíc požadují snadné řešení, díky kterému by jakýkoli problém, který by se v rámci pracovního dne objevil, vyřešili stisknutím jediného tlačítka. Pochopitelně takový software neexistuje, protože v rámci procesu plánování a organizování pracovní doby a směn je bezpodmínečně zapotřebí lidského rozhodování. Software je tak pouhým nástrojem k práci, k rychlé realizaci rozhodnutí a správě mnoha informací. Bez profesionála, který jej umí správně využívat, je však sám o sobě nepoužitelný.

6. Netrpělivost při čekání na výsledky
Pokud je situace s fluktuací a dlouhodobou nespokojeností zaměstnanců ve firmě již neúnosná a management se rozhodne problém řešit pomocí projektu v oblasti plánování a řízení pracovní síly, často požaduje rychlé výsledky. Podle zkušeností společnosti Déhora, která firmám s plánováním směn pomáhá, v oblasti HR však platí, že tak dlouho, jak problém vzniká, tak minimálně stejnou nebo i delší dobu bude trvat náprava. Tedy pokud má společnost například déle než rok špatnou pověst v regionu kvůli nevhodnému zacházení a nevyhovujícím pracovním podmínkám, ani ty nejlepší změny k lepšímu nezajistí masivní získání nových zaměstnanců za několik měsíců. Změnit vnímání firmy jako dobrého zaměstnavatele je běh na dlouhou trať. Tento proces vyžaduje nejen poctivý a důsledný přístup ze strany zaměstnavatele, ale je rovněž nutné přesvědčit zaměstnance o správnosti navrhovaných kroků a změn.