11 rád ako urobiť efektívnu pracovnú poradu

V dobe, keď všetci bojujeme s časom, sú neefektívne porady pre firmu hotovou katastrofou. Namiesto toho, aby sa zamestnanci zaoberali riešením problémov, pre ktoré ste ich zamestnali, strácajú na nich čas. Ako mať vo firme efektívnejšie porady?

Porady alebo moderne „mítingy“ sú miestom, kde sa vo firme rodia kľúčové rozhodnutia. Jedine kvalitné rozhodnutia posúvajú firmu vpred. A pomáhajú jej predbehnúť konkurenciu. Preto by na vašich poradách mali sedieť ľudia, ktorí svojím postavením, vedomosťami a skúsenosťami prispievajú k najväčšej kvalite firemných rozhodnutí. Na porady by mali ľudia chodiť s nadšením a nielen z povinnosti.

Zaujímať by sa mohli nielen o témy, ale aj o názory spolupracovníkov, prípadne iných ľudí v miestnosti. Pretože aj v týchto momentoch sa ukazuje tímová spolupráca alebo miera dôvery, ktorá v organizácii medzi ľuďmi existuje.  

Ako často okolo seba počúvate „nemám čas, celý deň behám po mítingoch“, alebo „nič som dnes nespravila, pol dňa som sedela na porade, na ktorej sme aj tak nič nevyriešili“? Ja príliš často. A pritom, keby sme pristupovali k plánovaniu s časom rovnako ako k plánovaniu peňazí, možno by sme si ho viac vážili. Nielen ten svoj, ale aj čas ľudí okolo seba. Pretože ak narábame hospodárne s časom druhého človeka, prejavujeme mu úctu a rešpekt.  

Efektívne a dobre manažované porady nielenže šetria čas všetkých zainteresovaných, ale prispievajú aj k lepšej kvalite ich života. Ak porady pravidelne organizujete, môžu sa vám zísť niektoré z nasledovných 11-tich rád. Zorientujú vás v tom, nad čím sa oplatí zamyslieť pred pracovnou poradou, ako ju viesť a čo dodať na záver.

Uistite sa, že porada sa vôbec má konať

V prvom rade si položte otázku, či je porada vôbec potrebná. Znie vám to absurdne? Mne nie. Podľa mňa je to jedna z najdôležitejších rád v tomto článku.  V štúdii Harvard Business Review z roku 2017 až 65 % zo 182 manažérov tvrdilo, že mítingy im bránia robiť si svoju prácu. A dokonca až 71 % sa zhodlo na tom, že ich mítingy sú neproduktívne a neefektívne. To je príliš drahý čas, za ktorý firma platí a mohla by ho využiť omnoho rozumnejšie.

Ak poradu organizujete vy, položte si nasledovné otázky: Aký je skutočný dôvod porady? Aké zásadné témy potrebujem vyriešiť práve v tomto týždni? Aký výsledok chcem dosiahnuť? Bude treba na vyriešenie témy viac stretnutí, alebo bude stačiť iba jedno? Ide o pravidelne sa opakujúcu poradu alebo samostatnú tému? Sme schopní doniesť na stôl nové fakty, alebo sa budeme baviť o tom istom ako minule? Koľkých chcem na poradu pozvať a čo od nich očakávam? Čo by robili moji ľudia namiesto toho, keby v tento deň nesedeli na porade? Čo sa stane, ak odložím poradu na neskôr? Máme nejakú urgentnejšiu tému, ku ktorej sa potrebujeme stretnúť?

Ak ste na míting pozvaný ako účastník, opýtajte sa samých seba: Ako veľmi je téma mítingu pre mňa prioritou práve v tomto období? Som kľúčový účastník alebo len prísediaci? Čo sa odo mňa na tomto stretnutí očakáva? Ako môžem ovplyvniť výsledok stretnutia? Musím sa mítingu zúčastniť fyzicky? Nestačí sa pripojiť cez telefón zo svojej kancelárie a ušetriť čas strávený cestovaním? Alebo poslať svoje pripomienky k téme emailom? Dostal som k mítingu potrebné materiály včas na preštudovanie? Mám dostatok času sa na míting pripraviť, aby som prispel k jeho kvalite?  Kto míting organizuje a ako vyzerajú jej/jeho mítingy? Čo by som vybavil namiesto toho, keby som sa mítingu nezúčastnil? Potrebujem sa s niekým osobne stretnúť, kto sa mítingu tiež zúčastňuje?

Niektorí skúsení manažéri začínajú svoj pracovný týždeň tým, že otvoria kalendár a rušia svoju účasť na niekoľkých mítingoch. Samozrejme, treba zvážiť situácie, pri ktorých sa kolegovia vo firme bez vášho rozhodnutia alebo príspevku do diskusie nevedia pohnúť. Nikto, ani šéf firmy, by nemal blokovať ostatných vo svojej práci. 

Vypočítajte, koľko bude porada firmu stáť

Ste rozhodnutý, že poradu treba zorganizovať a máte tému, ktorú treba vyriešiť. Predtým ako rozošlete pozvánky s obsahom porady, urobte ešte jednu kontrolu. Napíšte si koľko očakávate, že porada bude trvať a koľkých ľudí chcete pozvať. A hoďte do kalkulačky, koľko táto porada bude firmu stáť.

Ak má porada trvať napríklad dve hodiny, odhadnite superhrubú hodinovú mzdu účastníkov (vrátane seba) a vynásobte čas porady s hodinovou mzdou každého, koho chcete pozvať. A teraz túto sumu aspoň zdvojnásobte. Lebo namiesto vysedávania na porade, by váš obchodný zástupca mohol urobiť dobrý obchod a firme zvýšiť tohtoročný zisk. Alebo by vaša ekonómka mohla zatelefonovať trom zákazníkom, ktorí majú faktúry po splatnosti. A firme by sa zlepšil cash-flow. Pre ilustráciu si povedzme, že náklady na poradu sú 300 eur. Je problém, ktorý idete riešiť hodný tejto investície? Rovnaký postup môžete použiť, ak máte pocit, že vaši zamestnanci poradujú nezmyselne. Vypočítajte im náklady ich poslednej porady. Ak chcete situáciu trochu zdramatizovať, položte pred nich rovno hotovosť a rozhovor o efektivite porady veďte pri pohľade napríklad na tri stovky na stole.

Vyberte účastníkov porady a ich role

Účel porady je jasný a firemné náklady na ňu sú akceptovateľné. Napíšte si zoznam ľudí, ktorých na vyriešenie bodov porady potrebujete. Ktorí ľudia prispejú k najlepšej diskusii a najrýchlejšiemu vyriešeniu aktuálneho problému?

Ku každému menu si napíšte, akú rolu by podľa vás mal tento človek na porade zohrať. Jožko - technik, ktorý sa v téme najlepšie vyzná, môže byť v roli „experta“. Hanka – ekonómka, stále všetko kritizuje, ale zároveň myslí na všetky detaily a drží diskusiu, keď ostatní ulietavajú, pri zemi. Jej rola je „detailistka“. Peter – šéf obchodného oddelenia má už po päťdesiatke a najväčšie životné skúsenosti. Aj keď je téma porady trochu mimo jeho obor, chcete ho tam mať, lebo očakávate viacero konfliktných situácií medzi mladými a jeho prítomnosť bude tón diskusie držať na uzde. Jeho rola je „riešiteľ konfliktov“.

Nehľadajte role v slovníkoch, ale napíšte si ich tak, ako vám a vašej firme dávajú najväčší zmysel. Porada má jasný cieľ a vy sa k nemu chcete dostať. A nezabudnite mať v miestnosti toho, kto má právomoc robiť za firmu rozhodnutia.

Určite obsah a štruktúru porady

Teraz si už len napíšte body, ktoré chcete na porade vyriešiť. Zamyslite sa, ktoré sú len informačného charakteru, a ku ktorým potrebujete mať diskusiu. Nezáleží na tom, či plánujete poradu na 30 minút alebo štyri hodiny, štruktúra porady by mala byť nasledovná: úvod, jadro a záver.

V úvode by ste sa mali uistiť, že všetci pozvaní majú rovnaký level a hĺbku informácií, ktoré sú pre poradu dôležité. Ak je niečo nejasné, v úvode môžete ešte všetkých oboznámiť s najnovšími informáciami, ktoré sa diskutovaných bodov týkajú. Ku každému bodu porady si napíšte čas, ktorý na jeho prezentovanie a prípadnú diskusiu máte. Ak poradu plánujete na viac ako 90 minút, nezabudnite na prestávky.  V závere si nechajte dostatočný čas na zhrnutie porady a možnosť každého z pozvaných na finálne slovo.

Pripravte na poradu seba aj všetkých pozvaných

Na poradu sa má pripraviť nielen jej organizátor, ale aj všetci pozvaní. Vaša príprava záleží od témy a vašej úlohy. Organizujete poradu, lebo ste hlavným nositeľom témy alebo skôr moderátorom? V tom prvom prípade budete venovať najviac času spracovaniu podkladov o téme, ktorú chcete vyriešiť (hráte rolu experta). V druhom prípade poradu organizujete a skôr zadávate ostatným úlohy, čo si majú na poradu pripraviť, aby bola čo najefektívnejšia (hráte rolu moderátora alebo toho, kto má právo rozhodnúť).

Pošlite pozvánky a materiály na preštudovanie. Ak chcete, aby si ostatní k porade niečo naštudovali, materiály by mali dostať minimálne 24 hodín, ideálne tri pracovné dni vopred. Do pozvánky pridajte otázky, nad ktorými sa majú zamyslieť. Ak existuje, pošlite aj zápis z poslednej porady s úlohami a termínmi, ktoré boli dohodnuté.

Upresnite cieľ a pravidlá porady a zdôraznite vzájomný rešpekt

Otvorte poradu s objasnením agendy a účelu, kvôli ktorému tu dnes sedíte. Potvrďte, koľko bude porada trvať a aký bude mať priebeh. Kto sa bude vyjadrovať (napr. ku expertným témam) a kedy bude čas na diskusiu a otázky. Zoberte zápis z minulej porady, ak ide o pravidelne sa opakujúcu poradu, a prečítajte úlohy, ktorým uplynul termín. Dajte zodpovedným osobám priestor vyjadriť sa. Zdôraznite, že keďže tu sedíte v tomto zložení, každého názor sa počíta a očakáva sa aktívne zapájanie sa.

Sledujte čas a osobný priestor

Prechádzajte postupne jednotlivé body porady a kontrolujte čas, ktorý ste si na ne vymedzili. Všímajte si koľko času si jednotliví účastníci berú na presadenie svojich myšlienok. Snažte sa dať priestor a vyzvať k slovu aj ľudí, ktorí sú menej priebojní alebo introvertní, ale majú k téme čo povedať.

Na záver každý blok osobitne zhrňte a v prípade, že ste nestihli prebrať všetko podstatné, dohodnite si, kedy sa k téme opäť vrátite. Za účasti všetkých zúčastnených alebo v menšej skupine. Častokrát sa stáva, že nejaká téma vyžaduje detailnejšiu diskusiu odborníkov alebo ľudí, ktorých sa téma najviac dotýka. Tejto diskusie sa ale nemusia zúčastniť všetci ľudia, ktorí sedia v miestnosti a bude stačiť, keď im zodpovedná osoba odkomunikuje závery z diskusie v skupine.

Zaparkujte dobré myšlienky

Na každej dobrej porade zaznejú skvelé myšlienky, ktoré ale nesúvisia s témou porady. Všetkých láka rozdebatovať ich ihneď v danom momente. Veď v miestnosti predsa sedia šikovní ľudia s dobrými nápadmi. Čas porady ale máte presne rozplánovaný, a preto zaparkujte dobré myšlienky ihneď v momente, ako sa objavia. Ideálne je napísať ich na flipchart alebo tabuľu v miestnosti. Človek, ktorý s dobrou myšlienkou prišiel sa uistí, že sa na jeho nápad nezabudne a dostane sa do zápisu.

Zhrňte najdôležitejšie myšlienky porady a urobené rozhodnutia

Porada sa blíži ku koncu a ak sa vám podarilo naplniť podstatu porady a prejsť agendou tak, ako ste si naplánovali, patríte do skupiny výnimočných lídrov. Ak vám aj nie všetko vyšlo podľa predstáv, nezúfajte. Zamerajte sa na silný záver porady. Zhrňte rozhodnutia, ktoré ste dnes urobili a rozdajte úlohy, na ktorých ste sa počas jednotlivých bodov porady dohodli.

Upresnite, kedy dostanú zúčastnení zápis z porady a úlohy s termínmi

Vysvetlite, čo bude nasledovať. Kto napíše zápis, kedy ho účastníci porady dostanú a koľko času budú mať, aby sa k nemu vyjadrili. Zvyčajne sa zápis z porady posiela najneskôr nasledujúci pracovný deň a všetci majú právo vyjadriť sa k nemu do ďalších dvoch pracovných dní. Po troch dňoch sa predpokladá, že nikto nemá k zápisu námietky a každý si je vedomí svojich úloh a s nimi spojených termínov.

Na nasledujúcej porade vždy začínajte s týmto zápisom. Zvyšuje osobnú zodpovednosť a ľudia majú väčšiu tendenciu splniť si svoje úlohy. Je totiž ťažšie priznať pred skupinou ľudí, že ste niečo nestihli alebo na niečo zabudli.

Na záver požiadajte každého ohodnotiť poradu

Stojí to pár minút navyše, ale mne sa osvedčilo, keď na záver vyzvete každého v miestnosti, aby krátko ohodnotil práve skončenú poradu. Spôsobov je na to niekoľko. Môžete sa opýtať, s akou myšlienkou z mítingu odchádzajú, alebo čo bolo pre nich na tejto porade najpodstatnejšie. Rovnako ich môžete konfrontovať s otázkou, čo by robili poslednú hodinu či dve, keby nesedeli na tejto porade.

Ak chcete zbierať objektívnejšie dáta a v čase vyhodnocovať efektivitu vašich porád, požiadajte ľudí, aby poradu zhodnotili na stupnici od jedna do desať. Pričom jeden znamená úplne mizerná porada a desať, že porada bola super.

A na záver trochu koučingu. Ak vám niekto povie, že hodnotí poradu na sedem, opýtajte sa ho nasledovné: Čo by sa muselo na tejto porade pre teba stať, aby si ju ohodnotil na osem?