Projekty a úkoly v Notionu

Blog / Dála Musil – 4. srpna 2023, aktualizace 23. února 2024

Notion je extrémně flexibilní databázová aplikace, která neslouží jen pro poznámky, jak si mnozí myslí. Právě naopak - díky databázím s ní lze nahradit hromadu dalších aplikací a vše soustředit na jedno místo. A to včetně řízení projektů a úkolů. Jak na to?

Obsah

• V Notionu projekty a úkoly řešit nejde...
• Ani osobní úkoly nejdou snadno...
• Výhoda a nevýhoda kvůli flexibilitě a databázím
• Co jiné nástroje nemají
• Relace, rollupy a výpočty
• Filtrace a seskupování
• Vlastní pohledy
• Podúkoly v úkolech
• Závislosti a návaznosti úkolů
• Šablony projektů a úkolů
• Chytrá tlačítka
• Automatizace v Notionu
• Opakované úkoly
• Timetracking
• Vlastnost Formula
• Notifikace, mentiony a připomínky
• Sdílení projektů a úkolů
• Notion AI
• Integrace na další nástroje
• Sekce Moje úkoly na Home
• Ideální systém a obecné rady
• Šablona na projektový management

V Notionu projekty a úkoly řešit nejde...

Pokud vám tohle někdo řekne, nevěřte mu. Pracuji běžně s klienty, kteří mají desítky uživatelů, a funguje to. A vím o firmách se stovkami až tisíci uživateli, kde to taky jde. Protože když se chce, cesta se vždycky najde (Notion používá mimochodem aktuálně 35 milionů uživatelů).

Typicky vám někdo projekty a úkoly v Notionu bude rozmlouvat ze dvou důvodů. Ten první je, že Notion něco neumí a proto jej nemůžou používat. Pochopitelně, nemá všechny existující fíčury, stejně jako jiné aplikace nemají mnohé fíčury Notionu.

Většinou je ale potíž ve špatném workflow (tzn. jak člověk, tým či firma nástroj používá) nebo v tom, že jakékoliv systémové pracovní workflow úplně chybí. Pokud si každý bude dělat co chce, jiný nástroj to nikdy nezachrání - vždy je to o lidech a jejich přístupu.

A pokud nějaká funkce chybí, neznamená to, že to nejde nějak chytře obejít. A tím se dostávám k druhému důvodu - hodně lidí si myslí, že Notion ovládají a všemu rozumí. Nicméně moje zkušenosti říkají, že většina lidí a firem zná jen základní funkce a vůbec neví, co vše dalšího lze v Notionu dělat.

Kdykoliv Notion představuju někomu, kdo ho používá prvních pár týdnů, většinou jen zírá v němém úžasu, co vše v něm lze dělat. Dokonce ani já nemám v hlavě úplně všechny triky, takže sám občas žasnu, když vidím něco, co by mě vůbec nenapadlo. Problém tak není v chybějící funkci, ale v tom, že daný člověk, tým či firma o ní a) jenom neví nebo b) nerozumí metodám a technikám, které lze v Notionu využít.

Netvrdím, že jde všechno úplně snadno nebo že by Notion měl všechno vyřešené lépe než jiné nástroje (taky mi pár věcí nevyhovuje), ale garantuju vám, že 99 % věcí nějak jde. Pokud jste na vážkách, klidně mi napište - museli byste přijít s něčím hodně neobvyklým, aby to nešlo nějak udělat.

Ani osobní úkoly nejdou snadno...

Ale no tak. Zatímco v případě týmové spolupráce občas může něco drhnout, protože více lidí znamená více potřeb a více možných potíží (zejména komunikačních), v případě sólového použití na projekty a úkoly je Notion skvělá aplikace (za mě ta nejlepší), kterou může člověk používat.

Zpětně lituju, že jsem Notion nepoznal dříve a používal roky na vše Evernote (později v kombinaci s Airtable). Kvůli tomu jsem byl velmi omezený v mnoha ohledech, což jsem si uvědomil až s kompletním přechodem všeho (úkoly, klienti, marketingový obsah, poznámky...) do Notionu.

Protože mě aplikace obecně baví, zkoušel jsem jich na projekty a úkoly desítky včetně mnoha v ČR neznámých, ale až Notion mi dal to, co ostatní ne - možnost 100% si vše přizpůsobit přesně tak, jak potřebuju.

Proto kdykoliv někde čtu, že je zadávání vlastních úkolů v Notionu složité a člověk musí příliš klikat, tak si říkám jen "cože?"? Úkol si můžu založit přesně na tolik kliknutí, na kolik chci - klidně to může být jeden jediný klik, po kterém vyplním název úkolu, a to je celé (další vlastnosti se k úkolu můžou doplnit samy automaticky). Takže ano, osobní úkoly jdou řešit v Notionu krásně.

Chcete-li se inspirovat, jak nejen projekty a úkoly v Notionu řeším já, pokračujte na samostatný článek.

Výhoda a nevýhoda kvůli flexibilitě a databázím

Síla Notionu tkví v databázích (více v průvodci databázemi). Co řeší jiné nástroje samy, tzn. že vám předpřipraví mj. projekty, úkoly, podúkoly či jejich vlastnosti (deadline, prioritu, řešitele apod.), si v Notionu vytvoříte sami.

Výhoda je, že tak nejste ničím omezení. Nepoužíváte aplikaci přesně tak, jak chtějí její tvůrci, ale přesně tak, jak chcete vy a jak to sedí vašemu způsobu práce (workflow). Kdykoliv můžete cokoliv změnit nebo rozšířit, aby vám vše plně vyhovovalo.

Pochopitelná nevýhoda je v tom, že si musíte vše připravit a přizpůsobit sami (jde to snadněji, když použijete nějaké šablony) nebo nechat někoho znalého, ať vám s tím pomůže (mrk sem), čili naskočit do Notionu není tak snadné a rychlé jako do "hotových" nástrojů.

Kdybyste se mě zeptali, jaký nástroj na projekty a úkoly vám doporučím, pak dostanete vždy 2 odpovědi:

• chcete něco hotového, co můžete ihned začít používat? vemte Freelo
• chcete být flexibilní, mít vše pod kontrolou a navíc zahodit i další aplikace? berte Notion

Co jiné nástroje nemají

Notion má díky svým databázím a jejich funkcím možnosti, které u většiny běžných předpřipravených nástrojů na úkoly a projekty nenajdete. Databáze mezi sebou můžete provazovat, čili třeba v databázi s úkoly a na detailu úkolu hned vidět o jakého jde klienta a jakou má sazbu. Nebo na jaké schůzce jste daný úkol řešili. Nebo které přílohy patří k danému projektu. Anebo kolik dní jste po termínu...

A to vše nemusí být jen text někde na detailu úkolu nebo v komentáři, ale přímo ve vlastnostech databáze - čili dokážete s tím následně dělat cokoliv dalšího. Třeba sdružit k sobě úkoly podle klientů. Vypsat si hlášky s upozorněním, když se blíží termín. Vyfiltrovat úkoly podle toho, kdo je řeší. Nebo třeba snadno vidět stav celého projektu na základě stavu úkolů.

Díky databázím můžu také vidět následně třeba u klientů počet nevyfakturovaných hodin z hotových úkolů. Ve finanční databázi sledovat cashflow podle částek hotových projektů. V CRM mít přehled o všem, co se pro koho dělá nebo jaké jsou kontaktní osoby. A to všechno mezi sebou můžete krásně provazovat a vidět vždy všude to, co právě potřebujete.

Jsou dvě desítky vlastností, které u projektů a úkolů můžete používat a přizpůsobovat si je. Textová pole, čísla (včetně částek), selecty, multiselecty, uživatele, termíny (včetně od-do), checkboxy... jestli vám dává smysl mít u úkolu 10 checkboxů, protože tak rychlejší vše čeknete, klidně to tak mějte.

V tomto článku nebudu vysvětlovat základy používání Notionu. Chcete-li vědět víc obecně o databázích, mrkněte sem nebo na můj videokurz. Chcete-li pár základních tipů pro osobní i týmové použití Notionu nejen kolem databází, mrkněte na článek efektivní práce v Notion. A chcete-li se s Notionem naučit a neznáte jej, mrkněte na tenhle videokurz.

Relace, rollupy a výpočty

Co můžete s projekty a úkoly dělat? Je toho hodně. Začneme nejtypičtějším základem - vytvoříte si databázi projektů a databázi úkolů. Co dál?

• relace - např. propojíte mezi sebou databáze projektů a úkolů, abyste viděli, do kterého projektu patří který úkol
• rollup - např. při relaci mezi databází klientů a úkolů vytáhnete z klientské databáze hodinovou sazbu daného klienta nebo kontaktní osobu
• výpočty (kalkulace) - např. pod databází úkolů ihned vidíte kolik % úkolů je hotových nebo kdy je termín nejbližšího

Pokud nevíte, jak fungují relace a rollupy, mrkněte na videoukázku.

Filtrace a seskupování

Pokud máte hotovou databázi s úkoly či projekty a nastavené u nich všechny potřebné vlastnosti, přichází čas na využití filtrace, řazení či seskupování:

• filtry - např. si zobrazíte pouze úkoly, které mají termín tento týden
• řazení - např. si zobrazíte úkoly dle stavu (nezačalo se, řeší se...), v jakém se nacházejí
• seskupení - např. k sobě seskupíte úkoly podle toho, kdo je má dělat

Zejména filtry jsou v Notionu velmi silnou pomůckou, kde si díky různé kombinaci podmínek dokážete připravit přesně takový pohled, jaký potřebujete (ukázka ve videu). Velká výhoda je, že pokud budete vkládat třeba úkol do nějakého vyfiltrovaného pohledu, automaticky se vám nastaví vlastnosti dle odpovídajícího pohledu. Čili máte-li třeba filtr nastavený Termín = dnes, Řešitel = já; potom jakmile vložíte nový úkol, přiřadí se vám s dnešním termínem.

Vlastní pohledy

Na projekty a úkoly se nemusíte dívat pouze v jednoduchém náhledu tabulky. Hodí se vám někde kalendář? Použijte ho. Potřebujete kanban? I to můžete mít. Pro každou situaci a stránku si můžete vytvořit vlastní layout a vybrat, které vlastnosti projektů či úkolů budou zobrazené. Stačí vám stav, termín a upozornění? Klidně.

Nechcete mít více pohledů pod sebou, ale třeba si jen snadno přepínat záložky podle typu úkolu, které jste si vyfiltrovali? I to můžete. Každá záložka může mít libovolný layout a obsah. Flexibilita Notionu je extrémní.

Podúkoly v úkolech

Zatímco projekty a úkoly typicky propojíte skrz relaci mezi dvěma databázemi, podúkoly můžete řešit přímo funkcí Sub-items. Ta funguje na principu relace ve stejné databázi (který úkol je nadřazený a podřazený kterému), kde můžete mít více úrovní pod sebou, kdy každá používá stejné vlastnosti dané databáze.

Závislosti a návaznosti úkolů

Pokud potřebujete hlídat časovou osu a návaznost úkolů či projektů na sebe, ani to není v Notionu problém. Navíc můžete položky na sobě závislé termínově také hromadně posouvat v situaci, když by se data překrývala nebo byste chtěli držet stejné rozestupy mezi nimi a to včetně nastavení, jestli se počítá nebo nepočítají víkendy (více viz video).

Šablony projektů a úkolů

Každá databáze může mít své šablony, tj. předpřipravené záznamy, které jedním klikem vytvoříte. Můžete si tak třeba udělat šablonu pro typický úkol či projekt (datum = za týden, řešitel = kdo nový úkol či projekt vytvořil apod.). Nebo můžete mít šablony třeba podle typu zakázky nebo konkrétního klienta. V rámci šablony projektu klidně můžete mít rovnou úkoly, čili generovat najednou i databázi uvnitř dané šablony. Ukázka ve videu.

Anebo můžete jít ještě dál a rovnou si vytvořit projektovou šablonu skrytou do tlačítka, která uvnitř sebe skrývá kompletně připravenou "miniaplikaci" daného projektu. Jedním klikem tak dokážete vytvořit celý projekt se všemi informacemi, databázemi, úkoly a podúkoly a vše navázané a nastavené přesně tak, jak potřebujete.

Chytrá tlačítka

Chcete snadno ovládat projekty a úkoly hromadně? Tlačítka umožňují nejen vygenerovat cokoliv, ale také odkudkoliv vložit třeba do do úkolové databáze nový úkol. Navíc můžete tlačítkem projekty a úkoly i ovládat, tzn. upravovat jejich vlastnosti. Co třeba jedním klikem přenastavit řešitele všech úkolů v projektu? Anebo posunout datum o týden u všech úkolů, co jsou po termínu? Možnosti úprav berou v potaz filtry, takže jsou tlačítka skvělý pomocník. Více info najdete ve videu.

V lednu 2024 se objevila tlačítka také jako samostatná vlastnost databází. Používají se podobně jako ta standardní, ale díky umístění přímo v položce dokážou s položkou také rovnou pracovat a použít ji v daném kroku. Lze tak snadno vytvořit třeba podúkol, zapnout a vypnout timetracking, upravit hromadně různé vlastnosti apod.

Automatizace v Notionu

Proč dělat ručně to, co může udělat automatika sama? Nastavení automatizací je velmi snadné - něco automatizaci spustí (trigger) a něco se stane (akce), klidně se toho může stát i více najednou. Spouštěčem může být přidání stránky, změna statusu nebo třeba změna jakékoliv hodnoty záznamu. Akcí může být úprava hodnoty libovolného záznamu, úprava úplně jiných záznamů (klidně v jiných databázích) nebo třeba vložení nové stránky jinam. Pár příkladů k projektům a úkolům?

• nový úkol má automaticky dnešní datum
• jakmile se projektu nastaví vlastník, status se změní na Probíhá
• řešitel úkolu se přiřadí vždy podle typu projektu
• nový projekt vygeneruje automaticky navázané úkoly
• úkolům se nastaví datum samo dle data začátku projektu
• po dokončení posledního úkolu se projekt automaticky archivuje
• úkol bez hotového předchozího kroku má status čeká, přepne se při dokončení
• a spousta dalších, které už vás teď možná v hlavě napadají...

Opakované úkoly

Protože jsem už zmínil šablony, nesmím zapomenout ani na to, že si můžete nechat automaticky úkoly generovat tehdy, když budete chtít. Každý den? Vybrané dny v týdnu? 1x měsíčně? Může jít o pravidelnou poradu v rámci projektu, nebo třeba nějaký úkol, který děláte každodenně. Více najdete ve článku o opakovaných úkolech.

Timetracking

Jedna z funkcí, kterou Notion nemá přímo v sobě, zatímco některé jiné nástroje (třeba Freelo) ano. Neznamená to však, že byste odpracovaný čas nemohli trackovat - opět k tomu stačí přizpůsobit databázi a zadávat měření od-do v rámci jednoho data, anebo využít třeba i chytrá tlačítka a používat je jako stopky. Čas pak převedete na hodiny, lze s ním pracovat při fakturaci, mít přehled o tom kdo odpracoval kolik...

Vlastnost Formula

Formula je jedna z vlastností v databázi, kterou si jakožto funkci (skript, vzorec...) lze libovolně nastavit a v rámci databáze “spočítat” cokoliv vás napadne. Můžete zjistit kolik dní zbývá do deadline úkolu, vypsat hlášku když není něco vyplněné, zaokrouhlit nehezké částky, převést datum do jiného formátu, vytvořit vlastní progress bar nebo třeba automaticky posouvat datum úkolu v kalendáři. Více najdete v samostatném článku nebo videokurzu, příp. ukázku stavového semaforu na videu. Také vám s formulami rád pomůžu individuálně.

Notifikace, mentiony a připomínky

Nástroje na komunikaci k projektům a úkolům používají notifikace a mentiony (označení uživatele) a Notion není výjimkou. V týmu se můžete označovat kdekoliv ve stránkách, v komentářích a notifikace přijde taky pokud u úkolů změníte řešitele. Nebo si skrz datum nebo kdekoliv ve stránce můžete nastavit vlastní připomínku. Vše vám padá do notifikačního inboxu, kde můžete rovnou reagovat, označit upozornění jako přečtené nebo jej archivovat.

Sdílení projektů a úkolů

Chcete-li sdílet projekty a úkoly někomu dalšímu mimo tým, můžete si jej pozvat jako hosta a nasdílet mu jednotlivě pouze vybrané záznamy. Stejně tak pokud nechcete řešit přístupy, můžete stránku nastavit na čas jako veřejnou, aby se třeba klient mohl podívat, v jakém stavu je úkol.

Bohužel jeden problém nadále trvá - sdílení pouze části databáze najednou (třeba když chcete spolupracovat s klienty na úkolech a nechcete, aby viděli kompletní databázi všech úkolů, máte-li tam i úkoly jiných klientů) pořád nejde nativně, jedině oklikou typu více databází, integrace a duplikování databáze skrz jiné platformy (Make) apod. Jestli něco považuju kolem projektů a úkolů v Notionu za velký a jediný problém, je to právě tohle.

Notion AI

S AI má většina lidí spojené hlavně psaní textů nebo tvorbu fotek a obrázků, ale v Notionu existují také AI vlastnosti v databázích, které využijete i u úkolů a projektů. Můžete si nechat automaticky shrnout obsah záznamu (třeba připravit brief projektu z poznámek), vytáhnout klíčové údaje (třeba data úkolů) nebo si vymyslet jakýkoliv vlastní prompt, jehož výstup se stane vlastností v databázi. Více info obecně o Notion AI najdete v mém článku nebo videu.

Integrace na další nástroje

Notion je snadno napojitelný na desítky různých nástrojů, které zjednoduší také práci s úkoly a projekty. Můžete snadno embedovat obsah odjinud (třeba z Google Disku, Whimsicalu, Figmy...), napojit vývojářské nástroje typu GitHub, automaticky tvořit úkoly třeba z bug reportů díky formulářům (Tally, Typeform...) nebo si nad projekty napojit nějakou datovou analytiku.

Co nejde napojít napřímo, k tomu poslouží známé platformy Make či Zapier. Já třeba díky nim automaticky dostávám do svého todolistu události z Google kalendáře nebo díky aplikaci Tally poptávky na kurzy, které pak můžu snadno odbavit. Více o integracích najdete v mém článku.

Sekce Moje úkoly na Home

Notion má kromě běžných databází také některé speciální - wiki a úkolovou. Pokud přepnete klasickou databázi na úkolovou, objeví se vám na stránce Home, novince z února 2024. V sekci moje úkoly tady pak najdete všechny své úkoly ze všech úkolových databází, do kterých máte přístup a jste k úkolům přiřazení.

Ideální systém a obecné rady

Říkali jste si, kdy konečně přijde na řadu odstavec o tom, jak to teda dělat? No, bohužel nepřijde. Jak jste si mohli přečíst výše, pokud můžete cokoliv udělat na X způsobů, existuje téměř nekonečně možností. Každý člověk, tým i firma má jiné potřeby, takže psát ultimátní návod pro všechny není reálné. Chtěl jsem to zkusit, ale když se vám začne 1 odstavec větvit na 10 dalších "pokud tohle, pak tohle" (= princip IF ve Formule), vzdal jsem to.

Vezměte proto všechny tipy zmíněné výše a uzpůsobte si svůj prostor pro projekty a úkoly v Notionu tak, jak vám to bude vyhovovat. Pokud tápete, můžete se mi samozřejmě klidně ozvat a já vám pomůžu vše komplet vytvořit, nastavit a zaškolit.

Pokud i tak trváte na nějakých velice obecných doporučeních pro inspiraci, tady je máte:

• 2 databáze - projekty / todolisty a úkoly, napojené skrz relaci (1 databáze, kde je vše, je málo)
• nezbytné vlastnosti v obou databázích - nesmí chybět datum, stav/checkbox, řešitel/vlastník
• vlastnosti u klientských projektů - relace na databázi klientů/zakázek, rollup na kontaktní osobu
• zobrazené vlastnosti - vždy jen ty, které potřebujete v daném pohledu, zbytek skryjte
• hodnoty vlastnosti stav - inbox/nezačalo/naplánovat, čeká, kontrola/opravit, řeší se, hotovo
• zadání úkolu/projektu - řešte na detailu v obsahu, není vhodné jako vlastnost
• struktura na detailu projektu - zejména zadání projektu, náhled na úkoly a související schůzky
• struktura na detailu úkolu - zadání úkolu a jednoduché checkboxy, nechcete-li řešit podúkoly
• obecná komunikace - komentář k celému projektu/úkolu (mezi vlastnostmi a obsahem)
• konkrétní komunikace - blok nebo věta v rámci zadání nebo checkboxů v úkolech
• soubory a přílohy - obvykle lepší v obsahu než ve vlastnostech
• osobní layout - osobně používám pod sebou galerii, kalendář a tabulku, bokem list
• týmový layout - tabulka nebo list s filtrem na sebe a kanban (já ho rád nemám, ale mnozí ano)
• manažerský layout - tabulka (celkový přehled) nebo timeline (rozložení práce)
• vlastní DB pro každý tým - lepší je master DB s filtrovaným pohledem do teamspaců
• filtrace - pohledy podle todolistů, řešitelů, stavu, s brzkým termínem a po termínu
• řazení - tohle je asi nejuniverzálnější tip, všude všechno dle termínů vzestupně
• šablony - mít na úkoly i projekty a jejich kombinaci i v tlačítkách, ušetří to mraky času
• automatické opakované úkoly - generování po půlnoci, ať je hned ráno vidíte
• tlačítka - jsou návyková, snadno se nastavují, ale umí víc, než si myslíte
• rychlá archivace - skrz zaškrtnutí checkboxu, archiv je pak v jiné záložce
• zkrácení stránek - pokud máte hodně pohledů pod sebou, použijte záložky nebo toggly
• vlastnost priorita - pokud používáte backlog bez termínů, vhodná pro projekty i úkoly
• dny v týdnu - hodně osobní tip, ale já mám rád, když vidím názvy dnů česky vedle data
• automatizace - to nejlepší na konec aneb proč dělat něco manuálně, když to jde samo

Na závěr extrémně obecná ukázka extrémně obecné šablony úkolu (díky flexibilitě Notionu může vypadat detail úkolu 100x jinak a pořád bude stejně dobře použitelný).

Šablona na projektový management

Práci si můžete samozřejmě usnadnit šablonami. I já mám jednu pro projektový management a umí toho opravdu hodně. 2 různé layouty, 4 přehledy, timetracking, automatické stavové semafory a upozornění, automatické načítání kontaktů a zdrojů k projektům, snadná archivace a žádný zbytečný rádoby cool balast... Najdete ji tady.

Jak vidíte, možnosti Notionu jsou v oblasti projektů a úkolů velmi rozsáhlé a navíc jde Notion cestou jejich rozvoje. Věřím, že vás tenhle článek inspiruje k tomu, jak sami můžete projekty a úkoly v Notionu řešit lépe než dosud nebo je do svého workspace začlenit, pokud zatím řešíte tuhle pracovní agendu mimo.

Chcete poradit individuálně s řešením úkolů a projektů v Notionu ve svém týmu či firmě? Dejte mi vědět.