Obchodná komunikácia nie je jednoduchá. Emaily aj listy majú svoje nedostatky

Lockdown v rokoch 2020 až 2021 je síce už minulosťou, no stále patrí medzi hlavné dôvody rapídneho zvýšenia informačných technológií v bežnej pracovnej a podnikateľskej činnosti. 

V kombinácii s rýchlym internetom, výkonnými zariadeniami a hlavne so zdieľaním údajov na viacerých zariadeniach totiž prirodzene narástla miera využívania videokonferencií či rôznych komunikačných platforiem.

Elektronická komunikácia, vďaka ktorej firmy vedia komunikovať nielen s partnermi, ale aj so zákazníkmi po celom svete, sa tak stala neoddeliteľnou súčasťou podnikateľského prostredia.

„Tento trend je viditeľný nielen vo veľkých firmách, ale aj v malých a stredných podnikoch, ktoré si uvedomujú výhody elektronickej komunikácie v dnešnej digitalizovanej dobe,“ potvrdzuje výkonný riaditeľ neziskovej organizácie Slovensko Digital Peter Steinhübl.

Firmy však k jej používaniu motivujú aj legislatívne dôvody. Senior advokát Havel & Partners Róbert Gašparovič dáva do pozornosti povinnosť podnikateľov zriadiť si pri vzniku obchodnej spoločnosti elektronickú schránku, ktorá slúži na komunikáciu s orgánmi verejnej správy.

„Ďalšou výhodou je možnosť využívať kvalifikovaný elektronický podpis, ktorý nahrádza písomnú podobu vlastnoručného podpisu,“ dodáva senior advokát. Elektronický podpis sa dá využiť napríklad na komunikáciu s orgánmi verejnej moci prostredníctvom slovensko.sk, ako aj pri bežnom vklade do katastra nehnuteľností či podaní daňového priznania.

Modernizácia nie je pre každého

Praktické využitie týchto nástrojov však nemusí byť až také jednoduché. Okrem zvládnutia softvérových či technických riešení je podľa odborníkov hlavným problémom bezpečnosť a ochrana údajov. Elektronická komunikácia otvára dvere pre možné hrozby ako kybernetické útoky, phishing či krádež identity. Obavy z nedostatočnej bezpečnosti elektronickej komunikácie pritom môžu spôsobiť, že klienti alebo obchodní partneri túto formu odmietnu.

Výzvy pri elektronickej komunikácii

• Bezpečnosť a ochrana údajov – Podnikatelia musia mať vysokú úroveň bezpečnosti a chrániť dôverné informácie.
• Dostupnosť a spoľahlivosť – Siete môžu v závislosti od technických faktorov a poskytovateľov služieb vykazovať výpadky alebo oneskorenia. Firmy potrebujú mať plány na zabezpečenie spoľahlivej komunikácie so zákazníkmi a s partnermi.
• Technologická zručnosť – Podnikatelia musia byť schopní zvládať technologické nástroje a platformy na komunikáciu. Rýchly vývoj technológií znamená neustále prispôsobovanie sa novým nástrojom a trendom.
• Zákonné aspekty – Elektronická komunikácia môže byť podrobená rôznym právnym obmedzeniam a požiadavkám na ochranu súkromia. Firmy ich musia dodržiavať, aby sa vyhli právnym problémom.
• Hybridná forma – Čoraz častejšie sa v praxi vyskytujú situácie, v ktorých sa časť činností súčasne vykonáva v offline aj online priestore. Napríklad na poradách sú niektorí zamestnanci osobne, niektorí sa pripoja z domu. Takýto spôsob so sebou prináša jednoznačnú výzvu a nutnosť zvládať manažovanie stretnutí v zmiešaných formách.

Prameň: Slovensko Digital